Integritetspolicy

Gäller från: 2025-11-10 (ersätter tidigare version)

1. Bakgrund och syfte

Xamera Group består av följande bolag:

• Xamera Group AB (org.nr 559453-4561)
• Xamera AB (org.nr 556935-6735)
• Xamera Consulting AB (org.nr 559110-8179)
• Xamera Dev AB (org.nr 559447-7332)

Nedan benämnda "Xamera", "vi", "oss" eller "Xamera Group". Vi är ett konsult- och rekryteringsbolag, och vår verksamhet innebär att vi hanterar personuppgifter om kandidater, anställda, kunder, leverantörer och besökare. Den här policyn gäller för samtliga bolag inom Xamera Group. Syftet är att säkerställa en transparent och laglig behandling av dina personuppgifter.

2. Personuppgiftsansvarig och kontakt

För den största delen av vår personuppgiftshantering, till exempel karriärsida, kandidathantering, marknadsföring och kunddialoger, är koncernbolagen gemensamt personuppgiftsansvariga. I vissa fall kan ett specifikt bolag inom koncernen vara ensam personuppgiftsansvarig, till exempel när du är anställd av eller har ett avtal direkt med det bolaget.

Oavsett vilket bolag som är ansvarigt kan du alltid kontakta oss via info@xamera.se eller per post till Industrigatan 5, 582 77 Linköping. Vi ser till att din fråga eller begäran hanteras av rätt bolag.

3. När behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter i många olika situationer som uppstår naturligt i vår verksamhet. Som kandidat kan det handla om att du söker en tjänst via vår karriärsida, connectar med oss för framtida möjligheter eller blir kontaktad av oss när vi hittar din profil i en offentlig databas. Som kund eller leverantör innebär det att vi hanterar uppgifter för att kunna fullgöra avtal, skicka offerter, genomföra uppdrag och hålla löpande kommunikation.

Vi samlar också in uppgifter när du besöker våra digitala plattformar, fyller i något av formulären på webbplatsen, deltar på event eller utbildningar, eller om du medverkar som referens i en rekryteringsprocess. För våra anställda och konsulter är det en självklar del av anställningsförhållandet att vi hanterar de uppgifter som behövs för att administrera lön, försäkringar, arbetsmiljö och kompetensutveckling.

Syftet är alltid att behandlingen ska vara nödvändig, relevant och proportionerlig i förhållande till den relation vi har med dig.

4. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka uppgifter vi behandlar beror på vilken relation du har till oss. En kandidat lämnar ofta sitt CV, personliga brev och uppgifter om utbildning och erfarenhet, medan en kundrepresentant framför allt lämnar kontaktuppgifter och information kopplad till pågående uppdrag.

I stort sett kan uppgifterna delas in i några huvudkategorier:

• Kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress, telefonnummer och arbetsgivare.
• Uppgifter från formulär på webbplatsen, till exempel de uppgifter du lämnar i kontaktformuläret eller andra formulär för intresseanmälan, såsom namn, e-postadress, telefonnummer och ditt meddelande. Dessa uppgifter tas emot och hanteras via vårt verktyg för e-post- och kundkommunikation, Brevo.
• Kommunikationsuppgifter, till exempel e-postväxling, anteckningar från möten och intervjuer, samt inspelningar av digitala intervjuer när det sker med samtycke.
• Kandidat- och rekryteringsdata, som CV, meriter, testresultat, referenser och löneanspråk. Ansökningar till lediga tjänster som du söker via vår karriärsida hanteras i vårt rekryteringssystem Teamtailor.
• Kund- och leverantörsdata, till exempel avtal, faktureringsinformation och korrespondens.
• Anställnings- och konsultdata, där vi behöver hantera uppgifter som personnummer, bankuppgifter, frånvaro, försäkringar och lön.
• Teknisk information, som IP-adress, enhetstyp, sidvisningar och cookies när du använder vår webbplats och karriärsida. Denna information samlas in via bland annat Google Analytics, Google Search Console, Meta-pixeln och Upsales (se avsnitt 13, Cookies).

Vi samlar normalt inte in känsliga personuppgifter, såsom uppgifter om hälsa eller religiös övertygelse. Undantag kan förekomma i specifika situationer, till exempel om du meddelar oss om matallergier inför ett event. I dessa fall sparas uppgifterna endast så länge det är nödvändigt.

5. Ändamål med behandlingen

Vi behandlar personuppgifter för flera ändamål som är nära knutna till vår verksamhet som konsult- och rekryteringsbolag. Det kan handla om att matcha kandidater mot lediga tjänster, säkerställa kvalitet i leveransen till våra kunder eller uppfylla lagstadgade skyldigheter.

När du fyller i ett formulär på vår webbplats, till exempel kontaktformuläret, är ändamålet att vi ska kunna ta emot, besvara och följa upp din förfrågan. Inskickade formulär hanteras i Brevo, som vi använder för att organisera och kommunicera med de som hört av sig till oss.

För kandidater innebär det till exempel att vi behandlar uppgifter för att granska ansökningar, genomföra intervjuer och tester samt kommunicera under hela rekryteringsprocessen. Söker du en tjänst via vår karriärsida sker detta via Teamtailor. Om du är connectad med oss använder vi dina uppgifter för att hålla dig uppdaterad om nya möjligheter. Är du en sourcad kandidat kan vi kontakta dig med information om tjänster som matchar din profil.

För kunder behandlar vi personuppgifter för att förvalta avtal, administrera fakturering och säkerställa att rätt kompetens finns tillgänglig för uppdraget. För leverantörer använder vi uppgifter för att hantera inköp, betalningar och uppföljning.

Vi använder också personuppgifter för att förbättra våra tjänster och vår webbplats, till exempel genom att med hjälp av Google Analytics och Google Search Console analysera hur webbplatsen används och hur den presterar i sökmotorer, eller genom att följa upp kund- och kandidatupplevelser via enkäter. Med hjälp av Meta-pixeln mäter vi också hur våra kampanjer i sociala medier presterar, bland annat genom att se när ett besök leder till att ett formulär skickas in. Med hjälp av Upsales identifierar vi vilka företag som besöker vår webbplats, i syfte att stödja och rikta vårt säljarbete mot potentiella kunder. Vissa uppgifter behandlas för säkerhetsändamål, till exempel för att förhindra obehörig åtkomst till våra system eller utreda misstänkt missbruk.

Oavsett ändamål behandlar vi aldrig personuppgifter för syften som är oförenliga med det som de ursprungligen samlades in för.

6. Rättslig grund för behandlingen

Enligt GDPR måste varje behandling av personuppgifter vila på en rättslig grund. Hos Xamera använder vi olika grunder beroende på syftet med behandlingen.

• Fullgörande av avtal. När vi ingår avtal, till exempel ett anställningsavtal med en konsult eller ett kundavtal, behandlar vi personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet.
• Rättslig förpliktelse. När vi är skyldiga enligt lag att spara uppgifter, exempelvis för bokföring eller rapportering till myndigheter.
• Berättigat intresse. När vi behandlar personuppgifter för att rekrytera, utveckla verksamheten, besvara inkommande formulärsinskick eller marknadsföra våra tjänster. Innan vi använder denna grund väger vi alltid vårt intresse mot din rätt till integritet, och vi behandlar aldrig mer data än nödvändigt.
• Samtycke. I vissa fall ber vi om ditt samtycke, till exempel när vi vill spela in en intervju, spara dina uppgifter i vår kandidatbank längre än standard, sätta icke nödvändiga cookies (som statistik- och marknadsföringscookies) eller skicka viss marknadsföringskommunikation via Brevo. Samtycke är alltid frivilligt och kan när som helst återkallas.

7. Delning av personuppgifter

Vi delar personuppgifter endast när det är nödvändigt, och alltid på ett sätt som uppfyller lagens krav. Det kan handla om att vi delar uppgifter:

• Inom Xamera Group, till exempel via gemensamma system för kandidathantering och administration, så att vi kan använda resurser effektivt och erbjuda bästa möjliga matchning.
• Med kunder, när en kandidat är aktuell för ett uppdrag eller en anställning, men aldrig utan att du som kandidat först har lämnat ditt samtycke.
• Med leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning (personuppgiftsbiträden), bland annat:
  • Brevo, som tar emot och lagrar uppgifter du lämnar i formulär på webbplatsen samt hanterar vår e-postkommunikation.
  • Teamtailor, vårt rekryteringssystem för att administrera lediga tjänster och ansökningar via karriärsidan.
  • Google (Google Analytics och Google Search Console), för webbplatsstatistik och för att följa upp hur webbplatsen syns och presterar i Googles sökresultat.
  • Meta (Meta-pixeln), för att mäta och rikta marknadsföring i sociala medier.
  • Upsales, vårt CRM- och säljverktyg, som identifierar vilka företag som besöker webbplatsen som stöd för vårt säljarbete.
  Alla sådana leverantörer omfattas av personuppgiftsbiträdesavtal som säkerställer att de endast behandlar uppgifter enligt våra instruktioner och med tillräckliga säkerhetsåtgärder.
• Med underkonsulter och partners, i de fall vi samarbetar med externa aktörer för att kunna leverera en tjänst.
• Med myndigheter, när vi är skyldiga enligt lag, till exempel Skatteverket eller Integritetsskyddsmyndigheten.
• Vid rättsliga processer eller företagsförändringar, exempelvis i samband med en tvist, en fusion eller en försäljning.

Vi säljer aldrig personuppgifter till tredje part, och vi lämnar inte ut dina uppgifter för marknadsföringsändamål utan ditt uttryckliga godkännande.

8. AI i rekrytering och konsultmatchning

Vi använder AI som ett stöd i våra rekryterings- och konsultprocesser. Syftet är att underlätta matchning mellan kandidater och kunders behov genom att analysera den information som kandidater själva har delat med oss, till exempel CV, utbildning och uttryckta preferenser.

AI ersätter aldrig mänskliga beslut. Verktyget används endast för att sortera och föreslå relevanta matchningar. Våra konsultchefer granskar alltid resultaten och fattar de slutliga besluten.

Behandlingen sker i enlighet med GDPR. Du har rätt till insyn, rättelse, radering och att invända mot behandlingen. Eftersom AI endast används som ett hjälpmedel, inte som en automatiserad beslutsfattare, omfattas processen inte av förbudet i GDPR artikel 22. Skulle en situation med automatiserat beslutsfattande uppstå säkerställer vi alltid mänsklig granskning och möjlighet att utöva dina rättigheter.

Vi följer utvecklingen av EU:s AI Act, som från 2026 ställer särskilda krav på AI-system inom rekrytering. Vår ambition är att redan nu arbeta i linje med dessa krav genom transparens, rättvisa och mänsklig kontroll i alla delar av processen.

9. Var behandlas uppgifterna?

Som huvudregel behandlar vi alla personuppgifter inom EU/EES. Våra system, tjänster och leverantörer är i första hand valda för att uppgifterna ska stanna inom unionen.

I vissa fall kan personuppgifter överföras till länder utanför EU/EES, till exempel om en IT-leverantör använder servrar i USA eller om en underleverantör finns i ett tredje land. Det gäller bland annat vissa av de underleverantörer som Google och Meta i sin tur anlitar för Google Analytics, Google Search Console och Meta-pixeln. När det sker ser vi alltid till att det finns lagliga skyddsmekanismer på plats, till exempel EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller att leverantören är ansluten till EU-U.S. Data Privacy Framework.

10. Lagringstider

Vi sparar personuppgifter bara så länge de är nödvändiga för att uppfylla syftet med behandlingen, eller så länge vi måste enligt lag. När uppgifterna inte längre behövs raderas eller anonymiseras de så att de inte kan kopplas till dig.

• Kandidater. Ansökningshandlingar och annan rekryteringsdata sparas i högst två år från senaste kontakt. Vill vi behålla uppgifterna längre för framtida möjligheter frågar vi alltid om ditt samtycke. För connectade kandidater sparas profilen tills du själv tar bort den eller återkallar ditt samtycke.
• Formulärsinskick. Uppgifter som lämnas i kontaktformulär eller liknande sparas i Brevo så länge det behövs för att hantera din förfrågan, och raderas eller gallras därefter enligt våra rutiner.
• Anställda och konsulter. Uppgifter sparas under hela anställningen eller uppdraget. Vissa uppgifter sparas längre, till exempel löne- och bokföringsunderlag som enligt lag ska bevaras i sju år.
• Kunder och leverantörer. Kontaktuppgifter och avtal sparas under relationens gång och normalt i tre år därefter, för att kunna hantera eventuella frågor eller krav.

11. Dina rättigheter

Som registrerad har du flera rättigheter enligt GDPR:

• Tillgång. Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi behandlar om dig och varför.
• Rättelse. Om något är felaktigt kan du begära att vi rättar det.
• Radering. I vissa fall kan du be oss radera uppgifterna helt.
• Begränsning. Du kan begära att vi begränsar behandlingen, till exempel medan vi kontrollerar riktigheten i en uppgift.
• Dataportabilitet. När behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal kan du få ut dina uppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format.
• Invändning. Du kan invända mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse, och du har alltid rätt att säga nej till direktmarknadsföring.
• Återkalla samtycke. Om vi behandlar uppgifter baserat på ditt samtycke kan du när som helst återkalla det, till exempel genom att ändra dina cookie-inställningar eller avregistrera dig från våra utskick. Det påverkar inte lagligheten av den behandling som skett innan återkallelsen.

Är du missnöjd med hur vi hanterar dina personuppgifter kan du lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Du har även möjlighet att kräva ersättning om du lidit skada på grund av en behandling som strider mot GDPR.

12. Säkerhet

Vi tar säkerheten kring personuppgifter på allvar. Våra system är skyddade med tekniska och organisatoriska åtgärder för att förhindra obehörig åtkomst, förlust eller missbruk. Det kan handla om kryptering, behörighetsstyrning, loggning av åtkomst och regelbunden säkerhetsgranskning av leverantörer, inklusive de tredjepartsverktyg vi använder på webbplatsen.

Vi utbildar också våra medarbetare för att säkerställa att alla som hanterar personuppgifter gör det ansvarsfullt och lagligt. Vid en incident som påverkar personuppgifter har vi rutiner för att snabbt agera, utreda och vid behov rapportera händelsen till berörda personer och till Integritetsskyddsmyndigheten.

13. Cookies

Vi använder cookies och liknande tekniker på vår webbplats och karriärsida. Syftet är att förbättra användarupplevelsen, analysera trafik och besökarbeteende, samt i vissa fall rikta och mäta marknadsföring. Vi använder framför allt följande kategorier:

• Nödvändiga cookies. Dessa krävs för att webbplatsen ska fungera, till exempel för att komma ihåg dina cookie-inställningar, och kräver inte samtycke.
• Statistikcookies (Google Analytics och Google Search Console). Hjälper oss förstå hur webbplatsen används, exempelvis vilka sidor som besöks, hur länge och hur besökare hittar till oss via sökmotorer.
• Marknadsföringscookies (Meta-pixeln och Upsales). Används för att mäta och rikta annonsering i sociala medier utifrån ditt besök på webbplatsen, bland annat för att se när ett besök leder till att ett formulär skickas in. Upsales använder vi för att identifiera vilka företag som besöker webbplatsen, som stöd för vårt säljarbete.

Nödvändiga cookies sätts alltid. Statistik- och marknadsföringscookies sätts endast om du har gett ditt samtycke via cookie-rutan på webbplatsen. Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke via cookie-inställningarna på webbplatsen.

Utöver cookies behandlas de uppgifter du själv lämnar i ett formulär, till exempel kontaktformuläret, separat i Brevo enligt vad som beskrivs i avsnitt 4 och 7 ovan.

14. Ändringar i policyn

Den här integritetspolicyn kan komma att uppdateras om vi ändrar våra rutiner eller om lagstiftningen förändras. Den senaste versionen finns alltid på www.xamera.se. När vi gör större ändringar informerar vi dig på ett tydligt sätt, till exempel via vår webbplats eller direkt i samband med att du använder våra tjänster.

15. Kontakt

Har du frågor, synpunkter eller vill utöva dina rättigheter når du oss enklast via e-post: info@xamera.se.

Postadress: Xamera Group, Industrigatan 5, 582 77 Linköping

Kanalen är till för allvarliga missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram, till exempel:

• ekonomisk brottslighet, mutor eller korruption
• allvarliga brister i säkerhet, arbetsmiljö eller miljö
• överträdelser av lagar och regler
• allvarlig diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling
• annat agerande som allvarligt kan skada människor, verksamheten eller samhället

Kanalen är inte till för allmänt missnöje eller personliga arbetsrelaterade frågor. Sådant tar du bäst upp med din chef, HR eller skyddsombud.